KI ist kein Spielzeug für Grosskonzerne. Gerade kleine Firmen profitieren am meisten — weil jede gesparte Stunde direkt zählt.
Du führst ein kleines Unternehmen, ein Handwerksbetrieb, eine Agentur, ein Beratungsbüro? Dann kennst du das: Der Tag hat zu wenig Stunden, und die Hälfte davon geht für Dinge drauf, die eigentlich niemand machen will. E-Mails beantworten, Offerten schreiben, Social Media bespielen, Protokolle tippen.
Genau hier setzt KI an. Nicht als Ersatz für dich oder dein Team — sondern als Werkzeug, das die mühsamen 20% deiner Arbeit übernimmt, damit du dich auf die wichtigen 80% konzentrieren kannst.
Hier sind fünf konkrete Bereiche, in denen KI heute schon einen echten Unterschied macht.
1. E-Mail-Kommunikation
Das Problem: Du verbringst täglich 1-2 Stunden mit E-Mails. Anfragen beantworten, Termine koordinieren, Rückfragen klären. Viele dieser Mails sind ähnlich — aber jede einzeln zu tippen kostet Zeit.
Die KI-Lösung: Tools wie ChatGPT oder Claude können E-Mail-Entwürfe in Sekunden erstellen. Du gibst den Kontext, die KI formuliert. Noch besser: Mit etwas Einrichtung kannst du wiederkehrende Anfragen vollautomatisch beantworten lassen.
Zeitersparnis: 30-60 Minuten pro Tag
Praxis-Tipp: Erstelle dir 5-10 Prompt-Vorlagen für deine häufigsten E-Mail-Typen. „Schreibe eine freundliche Antwort auf eine Terminanfrage, schlage nächsten Dienstag 14 Uhr vor“ — das tippst du in 5 Sekunden, die KI liefert in 3 Sekunden eine fertige Mail.
2. Angebote und Offerten
Das Problem: Jedes Angebot ist individuell, aber 70% des Textes ist bei jeder Offerte gleich. Trotzdem sitzt du jedes Mal 30-60 Minuten dran, weil du es „richtig“ machen willst.
Die KI-Lösung: Füttere die KI mit deiner Angebotsstruktur und den projektspezifischen Details. Sie erstellt einen vollständigen Entwurf, den du nur noch anpassen musst. Inklusive Formulierungen, die verkaufen.
Zeitersparnis: 20-40 Minuten pro Angebot
Praxis-Tipp: Speichere dein bestes Angebot als Vorlage. Gib der KI diese Vorlage plus die neuen Projektinfos und lass sie den Rest machen. Du kontrollierst und versendest — fertig.
3. Social Media Content
Das Problem: Du weisst, dass du auf LinkedIn, Instagram oder Facebook präsent sein solltest. Aber wer hat schon Zeit, dreimal pro Woche kreative Posts zu schreiben?
Die KI-Lösung: KI kann aus einem einzigen Thema einen ganzen Monat Content generieren. Verschiedene Formate, verschiedene Blickwinkel, verschiedene Plattformen. Du gibst die Richtung vor, die KI liefert die Masse.
Zeitersparnis: 3-5 Stunden pro Woche
Praxis-Tipp: Plane einen „Content-Block“ pro Monat. In 2 Stunden mit KI-Unterstützung erstellst du Content für 4 Wochen. Tools wie Claude können dir sogar einen Redaktionsplan erstellen und die Posts gleich dazu.
4. Meeting-Protokolle und Zusammenfassungen
Das Problem: Nach jedem Meeting sollte ein Protokoll her. Macht aber niemand gern, also passiert es entweder nicht — oder jemand opfert eine halbe Stunde dafür.
Die KI-Lösung: Zeichne das Meeting auf (mit Einverständnis aller Teilnehmer), lass es transkribieren und von der KI zusammenfassen. Ergebnis: Sauberes Protokoll mit Entscheidungen, To-Dos und Verantwortlichkeiten.
Zeitersparnis: 20-30 Minuten pro Meeting
Praxis-Tipp: Tools wie Otter.ai oder die eingebaute Transkription in Teams/Zoom machen die Aufnahme einfach. Den Text dann in ChatGPT oder Claude mit dem Prompt: „Erstelle ein strukturiertes Protokoll mit Entscheidungen und nächsten Schritten.“
5. Recherche und Informationsbeschaffung
Das Problem: Du brauchst Infos zu einem neuen Thema, einem Mitbewerber, einer Technologie. Also googelst du, öffnest 15 Tabs, liest dich durch Artikel — und nach einer Stunde hast du immer noch kein klares Bild.
Die KI-Lösung: Beschreibe der KI, was du wissen musst. Sie fasst dir den aktuellen Stand in 5 Minuten zusammen, inklusive der wichtigsten Punkte, Pro/Contra und nächsten Schritten.
Zeitersparnis: 30-60 Minuten pro Recherche
Praxis-Tipp: Sei spezifisch. Statt „Erzähl mir was über CRM-Systeme“ frag: „Ich führe eine Elektrofirma mit 8 Mitarbeitern. Welches CRM-System passt zu uns, Budget max. 200 CHF/Monat, muss mit Outlook funktionieren?“ Je konkreter die Frage, desto brauchbarer die Antwort.
Das Fazit
Diese fünf Bereiche allein können dir 5-10 Stunden pro Woche zurückgeben. Das ist ein halber Arbeitstag — jede Woche.
Der Einstieg ist einfacher als du denkst. Du brauchst keine teuren Tools, keine Programmierkenntnisse, keine KI-Ausbildung. Ein ChatGPT- oder Claude-Account reicht für den Anfang.
Der wichtigste Schritt? Anfangen. Nimm dir diese Woche eine Aufgabe vor — zum Beispiel E-Mails — und teste, wie KI dir dabei helfen kann. Du wirst überrascht sein.
Du willst tiefer einsteigen? In meinen KI-Workshops zeige ich dir und deinem Team, wie ihr KI systematisch in euren Arbeitsalltag integriert. Nicht als Spielerei, sondern als echtes Produktivitäts-Werkzeug.
Über den Autor: Andreas Widmer unterstützt mit widmeraisolutions.ch kleine und mittlere Unternehmen dabei, KI praktisch einzusetzen — von der Strategie bis zur Umsetzung.
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